ใบเสนอราคาและลิงก์ลูกค้า
จากใบที่บันทึกไปจนถึงลูกค้ายอมรับและติดตามสถานะงาน
สถานะของใบ
- ขอราคา → เสนอราคาแล้ว → สั่งซื้อแล้ว → กำลังผลิต → ส่งมอบแล้ว → ออกใบแจ้งหนี้แล้ว → รับชำระแล้ว
- ยกเลิกได้ก่อนรับชำระ ใบที่ยังไม่เลือกทางเลือกจะสั่งซื้อหรือเริ่มผลิตไม่ได้
- ทุกการเปลี่ยนสถานะมีประวัติ ดูได้ที่ท้ายหน้าใบ
หลังขาย: ออกบิลและรับเงิน
- เมื่อใบส่งมอบแล้ว กรอกเลขที่บิลที่ส่วน “หลังขาย” (เลขที่บิลห้ามซ้ำ วันที่ห้ามเป็นอนาคต) แล้วค่อยบันทึกรับเงิน ถ้ายอดที่รับไม่เท่ายอดบิล ต้องใส่หมายเหตุ
- กรอกผิด กด “ย้อนกลับ” ได้ทีละขั้น ประวัติสถานะยังอยู่ครบ
- หน้า “การเงิน” บอกว่าใครค้างบิล ค้างจ่าย เกินกำหนดกี่วัน (นับจากวันออกบิล + เครดิตในทะเบียนลูกค้า ลูกค้าที่ไม่ได้ระบุเครดิตจะไม่ถูกนับว่าเกินกำหนด)
- ระบบบันทึกอย่างเดียว ไม่ได้ออกใบกำกับภาษีและไม่ได้รับเงินจริง
สั่งซ้ำ
- ลูกค้าเก่ามาสั่งงานเดิม กด “สั่งซ้ำ” ที่หน้าใบ (ใส่จำนวนใหม่ได้) หรือที่รายการใบในหน้าลูกค้า
- ระบบสร้างใบใหม่ด้วยสเปกเดิมและต้นทุนที่ตั้งไว้ตอนนี้ แล้วแสดงราคาครั้งก่อนเทียบกับวันนี้ ใบเดิมไม่เปลี่ยน
- ใบใหม่ต้องผ่านห้องตรวจก่อนส่งเหมือนใบทั่วไป ถ้าจำนวนใหม่ไม่เคยเสนอไว้ในใบเดิม จะไม่มีราคาเดิมให้เทียบ
ลูกค้าขอราคาเอง
- เจ้าของไปที่ “บัญชีของฉัน” ตั้งชื่อลิงก์ของร้าน แล้วติ๊กเปิดรับคำขอ ส่งลิงก์ /r/ชื่อลิงก์ ให้ลูกค้าได้ทุกช่องทาง
- ลูกค้ากรอกสเปกและช่องทางติดต่อ ระบบไม่แสดงราคาให้ลูกค้า คำขอเข้าหน้า “คำขอราคา”
- ตรวจแล้วกด “สร้างใบเสนอราคา” ระบบเติมข้อมูลลูกค้าให้ ใบใหม่เริ่มที่ขอราคาและต้องผ่านห้องตรวจก่อนส่งเหมือนใบทั่วไป หรือกด “ไม่ดำเนินการ” (เก็บ 90 วันแล้วลบเอง) / “ลบถาวร”
รายงานกำไร
- เมนู “รายงานกำไร” สรุปใบที่ลูกค้าตกลงแล้วตามเดือน ลูกค้า และผู้สร้างใบ พร้อมรายชื่อใบที่กำไรต่ำกว่า 10% หรือขาดทุน
- กำไรคิดจากราคาที่เสนอ ลบต้นทุนที่คิดตอนออกใบ จึงเป็นค่าประมาณ ใช้ได้ดีเมื่อตั้งต้นทุนจริงของโรงพิมพ์แล้ว (ถ้ายังใช้ค่าตัวอย่าง หน้าจะเตือน)
- ถ้ายอดบิลที่ออกต่างจากราคาที่เสนอ ใบนั้นจะถูกชี้ให้ตรวจ ส่งออกรายใบเป็น CSV ได้
ตรวจสูตรกับงานจริง
- ก่อนใช้ราคาจากระบบกับลูกค้าจริง ให้เมนู “ตรวจสูตร” กรอกงานที่โรงพิมพ์เคยขายจริงพร้อมราคา (ไม่ต้องใส่ชื่อลูกค้าหรือเบอร์โทร) อย่างน้อย 5 งาน
- ระบบคิดด้วยต้นทุนปัจจุบันของโรงพิมพ์แล้วเทียบ ถ้าต่างไม่เกิน ±10% ในอย่างน้อย 80% ของงานล่าสุด สถานะสูตรเป็น “ตรวจแล้ว” ถ้ายังใช้ต้นทุนตัวอย่าง สถานะจะไม่เปลี่ยน
- หน้าใบเสนอราคามี “ที่มาของต้นทุน” ให้พนักงานดูว่าราคามาจากอะไร ลูกค้าไม่เห็น
ผลของใบและการติดตาม
- ลูกค้ายอมรับหรือคุณเลือกทางเลือกแล้ว = “ได้งาน” ระบบนับเอง ไม่ต้องกรอกซ้ำ
- ลูกค้าไม่เอา: กด “ลูกค้าไม่เอา / ปิดใบนี้” แล้วเลือกเหตุผล (ราคา เจ้าอื่น ฯลฯ) ใบที่ปิดเพราะ “ใบผิด/ทดสอบ” ไม่นับในสถิติ
- หน้า “ติดตามใบ”: ใบที่ส่งแล้วเกิน 3 วันยังไม่ตอบขึ้นเป็น “ต้องตาม” เกิน 14 วันเป็น “เงียบ” (ตัวเลขตั้งต้น ปรับได้ในโค้ด) อัตราปิด = ได้ ÷ (ได้ + ไม่ได้)
ส่งให้ลูกค้า
- หลังส่งเสนอราคา หน้าใบมี “ส่งให้ลูกค้า”: ข้อความสำหรับไลน์ (แก้ได้ก่อนกดคัดลอก) และฟอร์มส่งอีเมล
- ไลน์: ระบบไม่ได้ส่งให้ คัดลอกไปวางเอง แล้วกด “ส่งทางไลน์แล้ว” เพื่อบันทึกไว้ในประวัติ
- อีเมล: ใช้ได้เมื่อผู้ดูแลระบบตั้งค่าบริการอีเมลแล้ว ลูกค้าตอบกลับมาที่อีเมลของคุณ ระบบไม่ส่งซ้ำไปอีเมลเดิมภายในไม่กี่นาที
ห้องตรวจก่อนส่ง
- ใบที่ยังเป็น “ขอราคา” จะมีห้องตรวจก่อนส่งบนหน้าใบ ⛔ คือส่งไม่ได้จนกว่าจะแก้ ⚠️ คือส่งได้เมื่อติ๊กรับทราบ ℹ️ คือแจ้งให้รู้
- คำเตือนที่พบบ่อยคือ “ใช้ต้นทุนตัวอย่าง” ตั้งต้นทุนจริงของโรงพิมพ์ที่เครื่องคิดราคาแล้วคำเตือนนี้จะหายไปเองในใบใหม่
ไฟล์ PDF ใบเสนอราคา
- หน้าใบมีปุ่ม “ดาวน์โหลดใบเสนอราคา (PDF)” ไฟล์ของพนักงานมีชื่อลูกค้า ไฟล์ที่ลูกค้าโหลดจากลิงก์ของตัวเองไม่มีชื่อลูกค้า
- ท้ายไฟล์มี “รหัสตรวจเอกสาร” ชุดเดียวกับที่ขึ้นบนหน้าเว็บของใบ ใช้เทียบว่าไฟล์ที่ถืออยู่ตรงกับใบในระบบ รหัสไม่เปลี่ยนเมื่อลูกค้ายอมรับ แต่เปลี่ยนถ้าราคา จำนวน หรือสเปกเปลี่ยน
- ถ้าลูกค้าเปิดไฟล์ไม่ได้ในแอปแชต ให้เปิดลิงก์ด้วยเบราว์เซอร์ของเครื่อง หรือดูข้อมูลทั้งหมดในหน้าเว็บของใบได้เลย
ลิงก์ให้ลูกค้า
- เมื่อเปลี่ยนใบเป็น “เสนอราคาแล้ว” หน้าใบจะมีช่อง “ลิงก์ให้ลูกค้ายอมรับ” ให้คัดลอกส่งทางไลน์หรืออีเมล
- ลูกค้าไม่ต้องล็อกอิน เห็นเฉพาะสเปก ทางเลือกจำนวน และราคา ไม่เห็นข้อมูลลูกค้าอื่นหรือโรงพิมพ์อื่น
- ลูกค้าเลือกจำนวนแล้วกด “ยอมรับใบเสนอราคา” ระบบเปลี่ยนใบเป็น “สั่งซื้อแล้ว” และบันทึกว่าลูกค้ายอมรับผ่านลิงก์
- ลิงก์ใช้ได้ 45 วันนับจากวันสร้างใบ ยอมรับซ้ำหรือเปลี่ยนใจหลังยอมรับผ่านลิงก์ไม่ได้ ถ้าต้องแก้ ให้ติดต่อโรงพิมพ์
ลูกค้าติดตามสถานะ
หลังลูกค้ายอมรับ ลิงก์เดิมกลายเป็นหน้าติดตามสถานะงาน เห็นขั้นปัจจุบันและวันที่ของแต่ละขั้น (สั่งซื้อ กำลังผลิต ส่งมอบ) โดยไม่ต้องโทรถาม
ที่ยังไม่มี
การรับชำระเงินผ่านลิงก์ การแจ้งเตือนลูกค้าอัตโนมัติทางไลน์/อีเมล และการแนบไฟล์งานจากลูกค้า
ยังไม่เจอคำตอบ? ติดต่อทีม หรือ ส่งความเห็น